FAQ SISTEMI INTEGRATI QUALITA’, AMBIENTE E SICUREZZA

Un Sistema di Gestione (SG) è un insieme strutturato di regole, processi e procedure che un’organizzazione applica per raggiungere obiettivi definiti (es. qualità, ambiente, salute e sicurezza, compliance). In genere è sviluppato facendo riferimento a norme riconosciute a livello internazionale (es. norme ISO) e viene mantenuto tramite pianificazione, controlli, misurazioni e miglioramento continuo.

Alcuni dei principali obiettivi, comuni ai diversi tipi di sistemi di gestione, sono:
• garantire la soddisfazione delle parti interessate (es. clienti, lavoratori, comunità, stakeholder);
• garantire il miglioramento continuo delle prestazioni dell’organizzazione;
• dimostrare a terzi (es. clienti, enti, organismi di controllo o altri soggetti esterni) la capacità dell’organizzazione di mantenere con continuità gli obiettivi stabiliti nella politica e nei programmi del sistema.

Lo sviluppo dei sistemi di gestione (Qualità, Ambiente, Salute e Sicurezza, Responsabilità Sociale, Compliance, ecc.) risponde a un’esigenza concreta: governare l’organizzazione in modo più efficiente ed efficace, riducendo errori, sprechi e rischi.

Oggi un’azienda è credibile e affidabile se dimostra di saper gestire in modo strutturato:
• le aspettative dei clienti (qualità di prodotto/servizio e continuità delle prestazioni);
• la tutela di lavoratori e collaboratori (salute e sicurezza);
• il rispetto delle prescrizioni ambientali e la gestione degli impatti;
• le richieste di responsabilità e trasparenza provenienti da mercato, committenti, filiere e Pubbliche Amministrazioni.

No. Esistono diversi sistemi di gestione, in funzione dell’ambito che si vuole governare. A ciascun sistema si applica una norma (o più norme) che definiscono i requisiti.

Esempi di norme diffuse:
• qualità: UNI EN ISO 9001;
• ambiente: UNI EN ISO 14001;
• aalute e Sicurezza sul Lavoro: UNI ISO 45001 (ha sostituito OHSAS 18001);
• responsabilità Sociale: SA 8000;
• anticorruzione: UNI ISO 37001;
• compliance: UNI ISO 37301;
• sicurezza delle informazioni: UNI CEI EN ISO/IEC 27001.

Un sistema di gestione integrato è un sistema che governa più norme in modo coordinato, con processi e documentazione comuni.

Conviene impostare un sistema integrato perché permette di ottimizzare i processi ed evitare duplicazioni di attività e documentazione.

I principali vantaggi sono:
• un’unica visione dei processi aziendali e degli obiettivi comuni;
• un solo riferimento organizzativo per ruoli, responsabilità e documentazione;
• ottimizzazione delle risorse (tempo, persone, controlli, audit);
• contenimento dei costi rispetto a sistemi separati;
• migliore integrazione delle competenze e maggiore coerenza nelle decisioni;
• gestione più semplice di indicatori, scadenze e azioni di miglioramento.

L’adozione di un sistema di gestione (anche integrato) è in genere volontaria: è una scelta dell’organizzazione. In alcuni settori o rapporti contrattuali, però, la certificazione o l’adozione di specifici standard può diventare di fatto necessaria perché richiesta da clienti, bandi, filiere o capitolati.

Perché la gestione ambientale incide direttamente su costi, rischi e continuità operativa. In pratica, intervenire su consumi e impatti significa migliorare anche la performance economica.

Esempi di obiettivi tipici:
• riduzione dei consumi di materie prime, acqua ed energia;
• riduzione e migliore gestione dei rifiuti;
• razionalizzazione dei processi per limitare sprechi e inefficienze;
• riduzione del rischio di non conformità e sanzioni ambientali;
• migliore accesso a commesse/forniture dove sono richiesti requisiti ESG o ambientali.

La ISO 9001 definisce i requisiti per un Sistema di Gestione per la Qualità basato sull’approccio per processi e sul miglioramento continuo. Il sistema mira a:
• assicurare la conformità di prodotti/servizi ai requisiti applicabili;
• aumentare la soddisfazione del cliente;
• gestire rischi e opportunità che influenzano i risultati;
• dimostrare capacità di fornire con continuità ciò che è stato promesso.

Nota: la definizione “di sistema di gestione per la qualità” è trattata anche nelle norme della famiglia ISO 9000 (fondamenti e vocabolario), che supportano la corretta interpretazione dei termini.

La ISO 14001 definisce i requisiti per un Sistema di Gestione Ambientale (SGA). La norma aiuta l’organizzazione a:
• identificare aspetti ambientali e impatti significativi;
• gestire obblighi di conformità (requisiti legali e altri requisiti sottoscritti);
• definire controlli operativi per prevenire/mitigare impatti;
• monitorare prestazioni ambientali e migliorare in modo continuo;
• integrare la gestione ambientale nel sistema complessivo dell’organizzazione, chiarendo ruoli e responsabilità.

La BS OHSAS 18001 è uno standard storico per i sistemi di gestione della salute e sicurezza sul lavoro. Non è più lo standard di riferimento: è stata sostituita dalla UNI ISO 45001, che oggi rappresenta la norma internazionale per i sistemi di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SSL).

La ISO 45001 definisce requisiti per:
• ridurre rischi e infortuni;
• migliorare progressivamente le condizioni di lavoro;
• gestire ruoli, responsabilità, controlli e partecipazione dei lavoratori;
• garantire miglioramento continuo delle prestazioni SSL.

Perché un Sistema di Gestione Integrato funziona solo se rimane aggiornato e applicato nel tempo. Mantenere efficacia significa:
• assicurare conformità ai cambiamenti dell’organizzazione (processi, persone, sedi, fornitori);
• allinearsi ai cambiamenti normativi e alle richieste di clienti/filiera;
• monitorare indicatori e prestazioni e gestire le non conformità;
• perseguire il miglioramento continuo, che è il principio comune a tutti i sistemi di gestione.

L’organizzazione può affidare all’esterno tutte o alcune attività necessarie al mantenimento efficace del sistema (outsourcing). MODI S.r.l. può presidiare le aree scelte dal Cliente, riducendo il carico interno legato a scadenze, aggiornamenti, audit e gestione delle azioni. Il Cliente decide:
• quali processi e attività esternalizzare;
• la frequenza degli interventi;
• la modalità di assistenza (contratto continuativo o interventi su chiamata).

Alcune tipiche attività di assistenza sono:
• svolgimento di audit interni (i consulenti MODI possono operare come auditor qualificati, in funzione degli schemi richiesti);
• assistenza durante gli audit degli enti di certificazione e gestione dei rilievi (non conformità e azioni correttive);
• aggiornamento della documentazione/informazioni documentate di sistema a seguito di cambiamenti normativi o organizzativi;
• interventi formativi e addestramento operativo sui processi;
• supporto alla Direzione per riesami periodici, analisi KPI e piani di miglioramento;
• supporto nella gestione fornitori, controlli operativi e verifiche di conformità, se previsti dal sistema.